Інвентаризація

 Інвентаризація продуктів, тари, столової білизни та посуду

 ПОНЯТТЯ ПРО ІНВЕНТАРИЗАЦІЮ, ЗАВДАННЯ ТА

ТЕРМІНИ ПРОВЕДЕННЯ

                                                          План

1.1 Документи, які регулюють проведення інвентаризації.

1.2 Завдання та види інвентаризації.

1.3 Терміни проведення інвентаризації.

Міні лексикон: інвентаризація, терміни, завдання, поняття, планова  інвентаризація, позапланова, часткова, повна. .

 Інвентаризація (від латинського – опис майна) являє собою опис фактичної наявності господарських засобів шляхом обміру, зважування і кількісного перерахунку.

Метою проведення інвентаризацій є встановлення відхилень облікових даних від фактичної наявності товарів та господарських засобів, що може бути спричинено різними факторами та діями.

Для перевірки фактичної наявності продуктів, страв, інвентарю, обладнання та різних матеріальних цінностей у закладах ресторанного господарства проводяться інвентаризації. Інвентаризації бувають повні і вибіркові. При повній інвентаризації перевіряють наявність всіх матеріальних цінностей.

Інвентаризацію проводить комісія, призначена наказом керівника підприємства. В склад комісії входить обов’язково головний бухгалтер або бухгалтер, який веде облік матеріальних цінностей.

Наявність матеріальних цінностей перевіряють методом підрахунків зважування в присутності матеріально відповідальної особи.

Дані фактичних залишків заносять у відомість. Після інвентаризації матеріально відповідальна особа дає у відомості розписку про те, що все перераховано і записано у відомості вірно. Інвентаризації проводяться не менше ніж, 1 раз на рік, а перевірку наявності продуктів на кухні можуть проводити частіше.

Під час роботи закладу матеріальні цінності зношуються, морально старіють, псуються і підлягають списанню. Акт на списання складає матеріально відповідальна особа на спеціальному бланку в присутності комісії, яка призначена наказом керівника закладу. 

В акті записують перелік матеріальних цінностей, їх кількість, ціну, суму, вказують, з якого часу матеріальні цінності були в користуванні та причину списання.

Прописом записують кількість списаних одиниць та суму, яку складають списані матеріальні цінності.

Всі члени комісії акт підписують, директор затверджує і оформлений акт матеріально відповідальна особа здає в бухгалтерію.

Документи, які регулюють проведення інвентаризації.

Інвентаризація дає можливість встановити розбіжності між фактичноюнаявністю цінностей та даними обліку, тобто нестачі або надлишки, встановити їх причини та виявити винних у цьому осіб.

Порядок проведення інвентаризації на підприємстві регламентується Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (статтею 10 «Інвентаризація активів і зобов’язань»), Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарноматеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. №69, та Порядком надання фінансової звітності, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419 (п.12).

Метою інвентаризації є порівняння фактичної кількості та стану матеріальних цінностей, що є в наявності, незалежно від його місцезнаходження (передане на зберігання, переробку, отримане від інших власників та інше) з даними бухгалтерських записів. 

Основними цілями інвентаризації є: виявлення фактичної наявності матеріальних цінностей; перевірка повноти відображення в обліку ; зіставлення фактичної наявності матеріальних цінностей  з даними бухгалтерського обліку.

Розрізняють наступні види інвентаризацій :  

Повні інвентаризації – це суцільна перевірка всіх активів і пасивів підприємства.

Часткові – охоплюють окремі види господарських засобів та джерел їх утворення.

Планові – проводять згідно з попередньо затвердженим планом.

Позапланові – проводять у разі виникнення потреби (за розпорядженням керівника підприємства, на вимогу слідчих або контролюючих органів, у випадку крадіжок, стихійного лиха, при зміні матеріально відповідальних осіб тощо).

 Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для  її  проведення  у  стислі строки,  визначити об'єкти,  кількість і  строки проведення інвентаризації,  крім випадків,  коли проведення  інвентаризації є обов'язковим.

Терміни проведення інвентаризації.

Керівництво закладу ресторанного господарства самостійно встановлює терміни проведення інвентаризації. Однак, як правило, інвентаризація у ЗРГ

повинна проводитись:

 у коморах – не рідше одного разу на квартал;

 на кухні і у виробничих цехах – не рідше одного разу на місяць;

 у буфетах – не рідше двох разів на квартал.

Тара, що знаходиться у закладі ресторанного господарства, інвентаризується одночасно із сировиною, продуктами і готовими виробами.

Інвентаризація продуктів і товарів проводиться:

 за місцем зберігання;

 за матеріально – відповідальними особами, на зберіганні в яких ці цінності перебувають.

         Порядок проведення інвентаризації

Організація і проведення інвентаризації передбачає формування пакету документів:

1. Наказ керівника про створення постійно діючої робочої комісії;

2. Наказ про проведення інвентаризації;

3. Інвентаризаційні описи;

4. Порівняльні відомості результатів інвентаризації;

5. Акти інвентаризації;

6. Протокол засідання інвентаризаційної комісії;

7. Наказ про затвердження протоколу засідання інвентаризаційної комісії.

   Порядок  проведення  інвентаризації      та           підприємствах     ресторанного

господарства регулюється  Інструкцією № 69 .

Для контролю за фактичною наявністю запасів у буфеті проводиться інвентаризація в строки, встановлені розпорядженням керівника підприємства (на практиці, як правило, проводять не рідше двох разів на квартал). Порядок і техніка проведення інвентаризації в буфетах тотожні процесу інвентаризації в коморі.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, яка призначається наказом керівника підприємства.

Згідно з чинним законодавством, інвентаризаційна комісія несе всі види відповідальності як перед законами України, так і перед керівником підприємства.

 Відповідальність за порушення норм і правил її проведення

може настати:

за несвоєчасність і недодержання порядку проведення інвентаризації, визначеного письмовим розпорядженням (наказом) керівника підприємства і врегульованого чинним законодавством України;

 за неповну і неточну інформацію, внесену в інвентаризаційні описи та в інші інвентаризаційні документи;

за невідповідність внесених до описів відмітних ознак товарноматеріальних цінностей (тип, сорт, марка), за якими визначають їх ціну;

за неправильне і неточне, несвоєчасне оформлення інвентаризаційних документів, що не відповідає встановленому на підприємстві порядку.

Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у  тих  самих матеріально відповідальних осіб одного  і того ж працівника два роки  поспіль.    

Повноваження постійно діючих і робочих інвентаризаційних комісій. 

До початку проведення інвентаризації матеріально-відповідальні особи в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції. Відображають їх в обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Потім матеріально-відповідальні особи дають комісії розписку, у якій підтверджують, що всі прибуткові і витратні документи здані до бухгалтерії і всі матеріальні цінності, довірені їм для зберігання, знаходяться в приміщенні або інших місцях.

Інвентаризація повинна проводитися в присутності всіх членів комісії та матеріально-відповідальних осіб. При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності — з обов'язковою участю бригадира.

Якщо підрозділ здійснює реалізацію матеріальних цінностей за готівку, то,

насамперед, підраховується наявність  готівки:

 реєструються показники лічильників касових апаратів (РРО); 

 готівка звіряється з показниками касового апарату.

При інвентаризації прибуткові й витратні операції з матеріальними цінностями, як правило, не здійснюються.

Також до початку інвентаризації перевіряється стан вимірювального господарства — точність ваг, важків та іншого обладанання. 

Особливістю проведення інвентаризації на підприємствах ресторанного господарства є той факт, що на момент її проведення у виробництві (на кухні), у виробничих цехах можуть бути незавершені виробництвом вироби Такі вироби не мають бути занесені безпосередньо в інвентаризаційний опис. З цією метою слід застосовувати норми витрачання сировини і продуктів, і норми відходів під час їх холодної та теплової обробки. Ці норми містить Збірник рецептур страв і кулінарних виробів. 

Наприклад.

На момент проведення інвентаризації на кухні (виробництві) ресторану виявлено 200 кг очищеної картоплі. Відповідно до Збірника рецептур норми відходів під час холодної обробки картоплі становлять 25 %. Отже, для визначення кількості неочищеної картоплі слід скласти такий розрахунок:

Кн. = (200 х 100)/(100-25) = 267 кг.

Таким чином, кількість неочищеної картоплі становить 267 кг. За подібними видами сировини та продуктів в інвентаризаційний опис будуть записані вага брутто, вага нетто; суми будуть проставлятися окремо за вагою брутто і нетто. Порядок запису в інвентаризаційні описи товарів, продуктів і сировини у буфетах, барах, виробничих цехах, які не підлягали обробці такий самий, як і на роздрібних підприємствах.

У ході інвентаризації зіставляються фактична наявність товарів і продуктів з даними бухгалтерського обліку шляхом обов’язкового підрахунку, зважування і обмірювання. При інвентаризації переважування і підрахунок здійснюються в порядку розміщення продуктів і товарів у даному приміщенні. 

У разі зберігання запасів в однієї матеріально - відповідальної особи в різних ізольованих приміщеннях інвентаризація проводиться  послідовно за місцями зберігання. Після перевірки запасів в одному місці зберігання вхід до приміщення пломбується, і комісія переходить у наступне приміщення.

Якщо інвентаризацію в коморі (на складі) або в інших закритих приміщеннях не закінчено в той же день, приміщення наприкінці робочого дня пломбується інвентаризаційної комісією. Остаточний результат інвентаризації в коморах закладу ресторанного господарства має бути встановлено не пізніше 3 днів.

У ході інвентаризації інвентаризаційна комісія в присутності матеріально-

відповідальної особи підраховує залишки цінностей і складає інвентаризаційні описи, до яких заносяться дані по кожному виду товарів і продуктів окремо за їх місцезнаходженням і особами, відповідальними за їх зберігання. Продукти і товари, отримані під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально – відповідальними особами в присутності інвентаризаційної комісії та оприбутковуються після інвентаризації. Так іпродукти і товари заносяться до окремого опису під найменуванням «Продукти і товари, отримання під час проведення інвентаризації». 

В описі вказується, коли, від кого вони надійшли, дата і номер прибуткового документа, найменування, ціна і сума. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії робиться відмітка «Після інвентаризації» з посиланням на дату опису, до якого занесено цінності.

Правила оформлення інвентаризаційного опису та порівняльної

відомості.

Інвентаризаційний опис - первинний документ, складений в процесі проведення інвентаризації, її підсумок. Описи складають окремо по кожній матеріально відповідальній особі і за місцем зберігання цінностей та підписують всі члени інвентаризаційної комісії і МВО. Підпис останньої свідчить про те, що інвентаризація проводилася в її присутності, а також, що всі включені в опис цінності знаходяться на її відповідальному зберіганні.

Дані про фактичну наявність сировини та готової продукції записуються в інвентаризаційні описи в двох або трьох (при зміні матеріально відповідальних осіб) примірниках. Описи складаються окремі, по кожній матеріально відповідальній особі або за місцем зберігання цінностей.

     Один примірник опису заповнює матеріально відповідальна особа, два інших – під копіювальний папір один з членів комісії. 

В процесі заповнення описів ведеться взаємна звірка кожної сторінки опису, у випадку помилки (розходження) проводиться перевірка сировини та готової продукції.

     Отримавши описи, бухгалтер передає їх працівникам, які здійснюють контроль за цінами (економістам по цінам). Останні перевіряють ціни та роблять про те відмітку (підпис) на кожній сторінці опису. Потім опис вручається бухгалтеру, який веде облік товарних та інших операцій. Бухгалтер проводить докладну перевірку правильності таксування та всіх підрахунків, приведених в інвентаризаційних описах. Виявлені помилки в цінах, таксуванні та підрахунках повинні бути виправленні та обговорені за підписами всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб.

     В інвентаризаційному описі на кожному листі вказується прописом кількість натуральних одиниць і кількість порядкових номерів тому, щоб не можливо було підробити результати інвентаризації (цифри легше виправити).

     На останній сторінці інвентаризаційного опису також повинні бути зроблені відмітки про перевірку цін, таксування та підрахунки підсумків за підписами осіб, що проводили цю перевірку.

Матеріали інвентаризаційної комісії передаються у бухгалтерію підприємства, де здійснюється їх перевірка. 

Ці матеріали мають бути розглянуті у 5-ти денний термін та затверджені керівником підприємства. Усі прийняті рішення набирають юридичної сили і стають обов'язковими для виконання після затвердження протоколу засідання комісії керівником підприємства. Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація. На підставі описів у бухгалтерії складають порівняльні відомості встановленої форми. Остаточні результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями. 

Порівняльні відомості - найважливіші заключні документи, що складаються на результативній стадії інвентаризаційного процесу. В них відображаються підсумкові результати, які представляють собою розбіжності між обліковими і фактичними залишками, тобто між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів. Економічний суб'єкт має право складати порівняльні відомості лише по тих цінностях, по яких при інвентаризації були виявлені відхилення від облікових даних. При цьому кількісні та вартісні показники за даними бухгалтерського обліку проставляються проти відповідних даних опису і шляхом порівняння виявляються розходження між даними інвентаризації та обліку. Порівняльна відомість повинна мати такі обов'язкові реквізити: найменування продуктів; одиниця виміру; попередні результати інвентаризації (визначаються як різниця між фактичними залишками продуктів і даними обліку); лишок (кількість, вартість); недостача (кількість, вартість); пересортування: а) лишки, зараховані в покриття недостач (кількість, вартість);

б) недостачі, зараховані лишками (кількість, вартість); відхилення з урахуванням пересортування: а) лишок (кількість, вартість); б) недостача (кількість, вартість); природний убуток (кількість по нормі, належить до списання, вартість). Виявлені недостачі та лишки майна, а також позитивні і негативні сумарні різниці повинні знайти відповідне відображення в бухгалтерському обліку.

 При визначенні попереднього результату може бути виявлено: фактичний і бухгалтерський запис збігаються; фактичний залишок менше облікового — нестача; фактичний залишок більше облікового — надлишок. Саме 2-й та 3-й факти в бухгалтерському обліку отримали назву інвентаризаційних різниць. Запам'ятайте, інвентаризаційні різниці можна визначити лише шляхом порівняння фактичних і облікових даних. За лишками, нестачами і псуванням цінностей інвентаризаційна комісія повинна мати письмові пояснення відповідальних працівників.

При регулюванні інвентаризаційних різниць взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той самий період, що перевіряється, та в однієї і тієї ж особи, яка перевіряється.

У нашому прикладі у матеріально відповідальної особи одночасно виявлено нестачі на суму 2500 грн і лишки на суму 2300 грн. Лишки потрібно оприбуткувати, а нестачі - списати за рахунок відповідальних осіб. Перекривати нестачі лишками в цьому випадку не можна, бо це різні види цінностей.

Інвентаризаційні різниці регулюються в такому порядку:

1.       Складаються порівняльні відомості.

2.       Встановлюються причини відхилень фактичної наявності майна від даних обліку.

3.       Регулюються різниці можливого пересортування.

4.       Розраховується розмір природних втрат.

5.       Виявлені лишки оприбутковуються: дебет рахунків 10, 11, 12, 16, 20, 21, 22, 25, 26, 27, 28, 30 (рахунки для обліку матеріальних цінностей і грошей), кредит субрахунку 719 "Інші доходи від операційної діяльності.

6.       Нестачі списуються: дебет субрахунку 947 "Нестачі і втрати від псування цінностей", кредит рахунків 10, 11, 12, 16, 20, 21, 22, 25, 26,27, 28, 30. Якщо відшкодування нестач здійснюються матеріально відповідальною особою, то запис роблять у дебет субрахунку 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків" і в кредит субрахунку 716 "Відшкодування раніше списаних активів" Списання природних втрат здійснюється у межах виявлених нестач.

Взаємне зарахування пересортування може бути проведене за таких умов:

а) виявлено лишки та нестачі матеріальних цінностей одного найменування і тотожної кількості;

б) нестача й лишки утворилися за період, що перевіряється, та в однієї матеріально відповідальної особи.

По закінченні інвентаризації мають бути складені такі документи: інвентаризаційний опис, порівняльна відомість (за наявності відхилень від даних обліку), розрахунок природних втрат (за потреби), розрахунок за зарахуванням пересортування (за потреби), пояснення матеріально відповідальної особи за фактами нестач, лишків, псування, пересортування тощо, розрахунок матеріальної шкоди (за наявності нестачі).

Оцінку нестачі матеріальних цінностей роблять згідно з "Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей", який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116. Цим Порядком передбачено, що розмір збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається за їх балансовою вартістю (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не нижче 50 % від балансової вартості на момент встановлення такого факту, з урахуванням індексів інфляції, відповідного розміру податку на додану вартість та розміру акцизного збору за формулою

де Рз - розмір збитків;

Бв - балансова вартість на момент встановлення факту розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей;

А - амортизаційні відрахування;

I інф - загальний індекс інфляції;

ПДВ - розмір податку на додану вартість;

Азб - розмір акцизного збору.

У разі розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, що підлягають списанню на видатки у міру відпуску їх у виробництво або експлуатацію, та облікування лише у кількісному вираженні, розмір збитків визначається виходячи з ринкових цін на аналогічні матеріальні цінності, але не нижче ніж на 50 % ринкових цін. Із стягнутих сум здійснюється відшкодування збитків, завданих підприємству, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України. Дані про діючі ціни і розрахунки розміру шкоди, що     підлягає      покриттю,   подаються судово-слідчиморганам підприємствами,       установами,         організаціями-позивачами.         Протокол інвентаризаційної комісії має    бути  розглянутий  у 5-денний    строк           і затверджений           керівником           підприємства       або    органом,     який           призначив інвентаризацію. Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація, але не пізніше грудня звітного року. Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої висновки та пропозиції відображає у Протоколі інвентаризаційної комісії, що заповнюється після закінчення інвентаризації. У протоколі наводяться докладні дані про причини недостач, втрат, надлишків та винних у цьому осіб і вказуються вжиті заходи. Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації, протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи. Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіт за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також в річний звіт.

Термін зберігання документів з інвентаризації (інвентарні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних комісій) в установах, становить три роки за умови завершення ревізій. У випадках виникнення спорів, суперечностей, порушення кримінальних справ - зберігаються до винесення відповідного рішення.

                             Контрольні запитання

1.       Який пакет документів необхідний для прооведення інвентаризації?

2.       Назвіть документ, який регулює проведення інвентаризації?

3.       В яких випадках настає відповідальність при порушенні норм і правил проведення інвентаризації?

4.       Які повноваження постійно діючої інвентаризаційної  комісії?

5.       Дайте характеристику  повноваження робочої інвентаризаційної комісії?

6.       Який звіт складають матеріально – відповідальні особи?

7.       Яку розписку дають перед початком проведення інівентаризації матеріально – відповідальні особи?

8.       Назвіть особливості проведення інвентаризаціїї у заклдах ресторанного господарства?

9.       Що зіставляють в ході інвентаризаці?

10.     Який документ складає інвентаризаційна комісія?

11.     Дайте характеристику правилам складання інвентаризаційного опису?

12.     На підставі інвентаризаційних описів, який складають документ?

13.     Які обов’язкові реквізити повинна мати порівняльна відомість?

14.     Запишіть формулу за якою проводять оцінку нестачі матеріальних цінностей?

15.     В які терміни відображаються та зберігаються результати інвентар

                                              Тестовий контроль

Тест 1

Проведення інвентаризації є обов'язковим:

1.       Перед  складанням  річної  бухгалтерської звітності

2.       При   зміні   матеріально  відповідальних  осіб  

3.       У разі ліквідації підприємства

4.       Всі відповіді правильні

Тест 2

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства?

1. Так 2. Ні

Тест 3

Профілактична робота по забезпеченню збереження цінностей належить до повноважень робочих інвентаризаційних комісій?

1. Так 2. Ні

Тест 4

Вставте пропущене слово:

До початку інвентаризації матеріально відповідальна особа повинна надати інвентаризаційній комісії ______________ про те, що всі прибуткові і видаткові документи передані до бухгалтерії, всі матеріальні цінності належним чином оприбутковані і видані.

Тест 5

Вставте пропущене слово:

Інвентаризація проводиться повним складом інвентаризаційної комісії та у присутності _____________________ особи.